Vedtægter – example and explanation in English

Vedtægter is one of the documents we need to fill in before we register our company in Denmark: IVS, ApS or A/S. Here you can find some explanation in English together with good tips. There is also a link to the original file and attached example of this document if from some reason Virk doesn’t provide it anymore.

Here you can find explanation in English together with good tips. There is also a link to the original document and attached example of this document if from some reason Virk doesn’t provide it any more.

For the original file Vedtægter – click here, it will be easier for you to edit the original one in .doc while reading advices here.

Vedtægter

Bemærk: I teksten bruges ordet ”kapitalejer” som benævnelse for en anpartshaver eller aktionær og ordet ”kapitalandel” som benævnelse for en anpart eller aktie.

1.0    Selskabets navn og formål

1.1    Selskabets navn er [Insert name of your company] [Insert ”IVS”, ”ApS” or ”A/S”].

1.2    Selskabets formål er at drive virksomhed med [Description: what will do your company] og hermed forbundet virksomhed.

Comment: For example: “handel med (…)” [trade with (…)]

2.0    Selskabskapital, kapitalandele og ejerbog

2.1    Selskabskapitalen er på nominelt [Insert amount] kr.

Comment: It’s your starting capital, for more details read Stiftelsesdokument

2.2    Selskabskapitalen er opdelt i kapitalandele á nominelt [Insert amount] kr.

Comment: The capital is divided into shares of X DKK. For more details read Stiftelsesdokument

2.3    Hver kapitalandel giver [Insert value] stemmer. Ingen kapitalandele har særlige rettigheder.

Comment: Each share gives x votes. No shares have special rights. I made 1, it’s the easiest thing to do.

2.4    Selskabets ejerbog skal være tilgængelig elektronisk for selskabets kapitalejere.

3.0    Overgang af kapitalandele

3.1    Overgang af kapitalandele kan kun ske med samtykke af selskabets generalforsamling. Overgang omfatter enhver form for ejerskifte, hvad enten det sker ved salg, gave, bytte, arv, opløsning af ægteskab, sikkerhedsstillelse, kreditorforfølgning, retsforfølgning eller på anden måde.

3.2    Kapitalejeres fortegningsret ved kontant forhøjelse af selskabskapitalen kan ikke overdrages til tredjemand.

4.0    Generalforsamling

4.1    Generalforsamling indkaldes af bestyrelsen tidligst fire uger og senest to uger før generalforsamlingen. Indkaldelse sker på selskabets hjemmeside og elektronisk til alle kapitalejere, der er noteret i ejerbogen og har bedt om skriftlig indkaldelse.

4.2    En kapitalejer, der ønsker at deltage i en generalforsamling, skal meddele det til selskabet senest tre dage før generalforsamlingen.

5.0    Ledelse

5.1    Selskabets ledelse består af en bestyrelse og en direktion.

5.2    Bestyrelsen består af [Insert value] medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Medlemmerne vælges for [Insert value] år ad gangen, som ophører ved afslutningen af en ordinær generalforsamling.

Comment: The board consists of X members elected by the General Assembly. Members are elected for X years at a time. The year finishes at the end of an annual general meeting. If you didn’t make any other decision, board should consist into all of the founders (if 1, it is fine). I made the board for one year.

5.3    Direktionen består af [Insert value] medlemmer, der ansættes af bestyrelsen.

Comment: Again the amount of board members.

6.0    Regnskabsår

6.1    Selskabets regnskabsår går fra [Insert a date] til [Insert a date]. Selskabets første regnskabsår går fra [Insert a date] til [Insert a date].

Comment: Dates dd/mm/yyyy; Here you should decide at which date your accounting period starts and ends. Normally it’s 01 January – 31 December. Second part is more interesting, accoriding to the Danish law you can choose to start your accounting year in the future, so your annual report will be made only for the next year, not for the current one. It will help you and save some time.

7.0    Tegningsregel

7.1    Selskabet forpligtes ved aftaler, som indgås på selskabets vegne af den samlede bestyrelse eller af en direktør i forening med et bestyrelsesmedlem.

8.0    Elektronisk kommunikation

8.1    Selskabet og kapitalejerne kan anvende elektronisk dokumentudveksling og elektronisk post i deres kommunikation med hinanden.

8.2    Indkaldelse til generalforsamling, herunder dagsorden, beslutningsforslag, årsrapport og andre dokumenter; tilmelding til generalforsamling; referat af generalforsamling; ejerbog og andre generelle og individuelle oplysninger kan kommunikeres elektronisk.

8.3    Kommunikation mellem selskab og kapitalejere foregår via de elektroniske adresser, som de har oplyst over for hinanden.

8.4    Oplysning om kravene til de anvendte systemer og om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk kommunikation kan fås ved henvendelse til selskabet.

Således vedtaget den [Insert date]

I bestyrelsen:

_________________________    _________________________    _________________________

[Insert name]                                        [Insert name]                                        [Insert name]

If you have any comments, please share them. I would be glad to keep this and other post updated, so you can find the best advises.

If this article was helpful to you, please comment below. It will make me very happy! 🙂

Special thanks to Christian Kjølhede for helping me with some of the terms.

 

Update: ContractBook.co – a Danish company that helps you sign and manage your contract seem to provide us with the relevant files. You can check it on their website.

Besides the Vedtægter, you need one more document which guidelines you can find here: Stiftelsesdokument.